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职场新式礼仪之电子邮件礼仪
[  来源:    点击数:     更新时间:2015-06-25 ]
    电子邮件在给人们带来便利的同时,也带来了职场礼节方面新的问题。

    职场人士都应该讲究关于电子邮件的礼仪,别让电子邮件出笑话,电子邮件是职业信件的一种,而职业信件中是没有不严厉的内容的,公司都崇尚信誉,把握时机及合作分工,信仰顾客至上,着重与顾客的沟通,已达成促销、增产与盈利的目的。但我们常忽视了有关电子邮件的礼仪,一些邋遢懒散的习惯,不仅会引起员工的窃笑,更容易在顾客面前闹笑话。

    基于多年在职场的经验,总结了受欢迎邮件的写法,供大家参考。

    一、标题要提纲挈领,切忌用词含糊不清。

    添加邮件主题是电子邮件和信笺的不同之处,在主题栏里用短短的几个字概况出这跟个邮件的内容,便于收件人衡量邮件的轻重缓急,分别处理。

    尤其是回复的信件,要注意添加,或者更换邮件的主题,最好写上来自XX公司,年,月,日等方便对方一目了然和便于储存。

    二、忌不写称呼

    许多人写邮件一上来就直接说事情,给人的感觉是你应该知道我是谁;有时至多用个你好这些都是不礼貌的做法。

    正确的做法是:如果对方有职位要称呼职位(姓氏+职位);如果不清楚职位,可用姓氏+先生/小姐。当然十分熟悉的情况下,可以用双方都习惯的称呼方式,而这种情况仅限于非正式邮件。值得注意的是,通常用您好比用你好更有礼貌,除非确定自己是上级或长着。

    三、忌乱用称呼

    比较忌讳的是有些人管所有人都叫经理。普通员工当然高兴了。但是会冒犯比经理职位高的人。

    通常称呼他人可省去副字,但尽量不要跳级,更不可给人降级,例如对方是副经理,可以称呼姓氏+经理;但不要称呼姓氏+总;而如果对方是副总裁,则不可称呼对方为经理或总经理。

    四、忌全文使用英文大写字母

    这样写邮件太强势,甚至暗示寄件人懒得使用标准的文法,这还是种文字沟通方式,遵守尺度的文书规范是一种职业礼貌。

    五、理清回复的内容

    比如有位女士收到过这样一封邮件,其中包括了辗转收送的十二个人之姓名,他其实没有必要知道这些讯息。

    留意回答题目的技巧,当回件答复题目的时候,最好只把相关的题目抄到回件,然后附上谜底。也不要仅仅以是的二字回复,那样太生硬了。而且让读的人摸不着头脑。

    六、忌人名不排序

    收件人(包括抄送人)若为一个以上,不论在邮件地址位置,正文位置,还是附件内,均需要排序。

    最讲礼仪的方式是按照职务高低排序,同样职位按姓氏字母顺序排,不了解职位时可以按照字母顺序排,但重要邮件不建议这样做,尤其是重要客户。

    七、忌不分段

    有的人整篇邮件从头至尾写成一大片,象小说一样,给人眉目不清晰的感觉,不想看下去,从而自然影响处理的效率。

    推荐的方式是,尽量在一个显示页面完成全文,一段一个核心意思,然后空行写第二段;如果说的事项较多,建议加上序号,但一次最好不超过三项,否则不容易记住。

    当然,如果能根据收件人的具体情况调整字号大小、字体样式等,则为最佳。例如对方均是五十多岁的领导,可以适当调大字号,以便对方阅读,从而也提高了回复效率。

    八、忌不感谢

    有些人没有感谢的习惯,而这往往是邮件回复率低的一个主要原因。不论是寻求合作、请教问题、请人帮助,还是只是告知,都可以感谢对方的善意或配合。即便是领导命令对方与自己合作,说句感谢只能表明自己有修养;更何况自己请对方帮忙呢。

    九、忌不署名

    不署名,言外之意,对方应该能从邮件地址判断出自己是谁,或者不用那么客气,而这样做会给对方造成很多不便,也较影响办事效率,想打电话沟通具体事宜时,还需要再查找。

    发件人切忌以自我为中心,自认为了解对方的圈子,其实不然,有时真的不知道是谁发来的邮件,耽误了事情。

    署名是尊重对方也是尊重自己、宣传自己的方式。而且最好事先设置好签名档,附上自己所有方便的联络方式,一劳永逸。
   
    互联网的时代,发邮件将会越来越频繁,所以把握邮件礼仪是职场新式礼节的必修课。加入不懂使用礼节,会让人反感和讨厌,使自己的形象收到损害,层次下降。
作者:     编辑:孙旭    
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